Quins son els rols clau en un esdeveniment online? Quines tasques li corresponen a cadascú?
Host-facilitador-moderador
Aquesta figura és l’encarregada de planificar, dirigir i moderar l’esdeveniment. És la persona clau en el pre, durant i post esdeveniment, ja que coordina tots els implicats en la seva realització (des de l’equip intern fins als assistents) i vetlla pel correcte funcionament de l’esdeveniment a nivell metodològic, de moderació i d’escaleta.
Tip 1: Aquest rol es pot dividir en diferents persones. Per exemple, una persona pot dirigir l’esdeveniment mentre una altra gestiona les interaccions dels participants a través del xat o en un debat obert.
Tip 2: És important que el host tingui molt clar l’objectiu de l’esdeveniment i ha d’assegurar-se que el format s’adapti a aquest objectiu. El seu to i llenguatge també s’hauran d’adaptar al format escollit. És important comunicar a l’inici de l’esdeveniment quina serà l’estructura de la sessió i les normes d’interacció per ubicar als assistents.
Tip 3: Comença la sessió amb un check-in o activitat d’escalfament, i acaba-la amb un check-out o activitat de tancament.
Col·laboradors o convidats
Els col·laboradors o convidats son aquelles persones expertes que aporten contingut teòric o pràctic sobre el tema que es tractarà a l’esdeveniment, acompanyats pel host.
Tip 1: Si esculls temàtiques nínxol per atraure a col·lectius específics, intenta ser inclusiu perquè noves persones s’hi puguin sumar a la conversa sense dificultats.
Tip 2: Planifica interaccions curtes, ja que els períodes de concentració online són inferiors als d’un entorn presencial. Segueix la regla de 80/20: 20% de presentació frontal i 80% d’interacció amb els assistents.
Realitzador
El realitzador és la persona encarregada de la realització tècnica de l’esdeveniment (és a dir, de la preparació tecnològica de l’acte, resolució problemes tècnics, gestió de la videotrucada, correcte funcionament de presentacions, gravació de la ponència, etc.). Aquesta figura vetlla pel correcte funcionament tècnic, sempre adaptant la realització de l’acte a la metodologia i escaleta proposada pel host. La presència d’un realitzador allibera al host de la part tècnica perquè pugui centrar-se principalment en la part de moderació i facilitació.
Tip 1: Per a les tasques de realització, es pot utilitzar OBS (una aplicació lliure i de codi obert per a la gravació i transmissió de vídeo per internet). L’OBS permet l’emissió del contingut per canals com YouTube o Twitch.
Anotador
L’anotador és una figura de suport que se centra en prendre notes de l’esdeveniment, que facilitaran l’extracció de conclusions i l’obertura del coneixement a nous públics després de l’esdeveniment. L’anotador realitza tasques molt similars a les d’un periodista, i alhora allibera al host de les tasques de recopilació i disseny de la informació.
Tip 1: Pots utilitzar documents oberts que permeten una interacció simultània amb tots els participants (Google Docs, PADS oberts, etc).
Tip 2: També pots provar eines més innovadores com Miro, Mural o Ideaboardz, que simulen una pissarra on pots dibuixar, colocar post-its, fer esquemes o mapes conceptuals, etc.
Tip 3: No utilitzis més de dues eines tecnològiques de suport. És important que les escullis en funció de la teva audiència.
Assistents
Sense cap mena de dubte, els assistents són la part més important de l’esdeveniment. Són el públic al qual va dirigit el contingut i pels quals cal adaptar el to, el llenguatge i format de l’esdeveniment. El host, el realitzador tècnic i l’anotador tenen com a missió principal (i coordinada) fer arribar el missatge als assistents i facilitar la seva participació/interacció durant l’esdeveniment (si escau).
Tip 1: Utilitza formats àgils i personalitzables per a una audiència concreta. Els esdeveniments anomenats “directes” acostumen a tenir un toc més lúdic i relaxat. Altres formats com les entrevistes tindran una estructura més formal. L’audiència, per tant, variarà en funció del format escollit.
Tip 2: Adapta’t al que la teva audiencia actual valora per tal d’atreure a audiències noves, en veure que es genera una comunitat sòlida i activa.
Tip 3: Utilitza elements de gamificació per motivar la interacció, reconèixer els assistents més actius, etc. En els esdeveniments digitals, és clau assegurar tant la participació com l’aprenentatge.
Tip 4: Twitch és el canal que permet una major interacció (i més personalitzada) amb els usuaris/comunitat a través de insignies, xats, moneda virtual, etc… Stremloots i Streamlabs són algunes de les eines que permeten l’adaptació de les interaccions a la plataforma.
Altres aprenentatges per als esdeveniments online: Més enllà dels rols
Gràcies a aquestes pautes, comencem a reconéixer com l’ecosistema i la cultura gamer pot inspirar el contingut online tant per al sector públic com al privat, i el seu funcionament i visió es pot extrapolar per innovar en qualsevol tipus de projecte digital.
En primer lloc, en el moment de programar i dissenyar un esdeveniment online, hem reafirmat la importància de ser flexibles, adaptar-se a la teva audiència actual i al context present, i acceptar que els formats poden caducar.
També destaquem la gamificació i l’ús d’incentius com a estratègia clau per consolidar la teva comunitat activa i a la nova audiència a la qual vols atreure. D’aquí sorgeix la necessitat d’adaptar-se a les noves generacions i començar a impulsar una nova forma d’interacció en grans plataformes digitals.
Per últim, no oblidar la qualitat del contingut (en comptes de prioritzar el procediment), ja que al cap i a la fi és la temàtica la que actua com a tractor del teu públic i l’eix central de la interacció amb ell.
Aquestes pautes s’han extret del vermut virtual de Coboi lab del 19 de maig, en el qual vam parlar sobre com auto-produir un esdeveniment online, tant des d’una visió tècnica inspirada en el món gamer (a càrrec de Sergi Pla) com amb recomanacions estratègiques, basades en el disseny de serveis (amb Marcela Arreaga). Aquest vermut virtual s’ha realitzat com a acció pilot d’una nova aposta de Coboi lab pel coneixement compartit entre la comunitat activa del laboratori (més info aquí).
Aquesta acció està subvencionada pel Servei Públic d’Ocupació de Catalunya i l’FSE en el marc dels Programes de suport al desenvolupament local.