Hay tres elementos esenciales para el éxito del trabajo en remoto que debemos balancear: la infraestructura tecnológica, las necesidades sociales y el ritmo de trabajo del equipo.
Infraestructura tecnológica
Seamos intuitivxs y preparémonos para experimentar con nuevas herramientas. Las herramientas tecnológicas permiten nuestra colaboración en remoto, pero lo más importante es que deben responder a las necesidades del equipo (y no a la inversa!).
Tip 1: Para comenzar, hacer una lista de las necesidades del equipo incluyendo los proyectos y tareas. Después, decidir colaborativamente qué herramientas utilizaremos para cada necesidad.
Por ejemplo:
- Trabajo y comunicación grupal: slack, telegram.
- Coordinar y visualizar la evolución de proyectos y tareas asignadas a lxs miembros del equipo: Airtable, kanban, Trello, Drive.
- Conversaciones e ideación colaborativa para nuevos proyectos: Miro, Mural, Google docs.
Tip 2: Hay mucha oferta de herramientas. ¿Con cuál nos quedamos? Escoger 3 y poner reglas de uso para cada una. Clarificar para qué usamos cada herramienta. Concentrar toda la info y comunicación a través de esas tres herramientas para no perder información y no agobiarnos con demasiados canales de comunicación. Es importante recordar, por obvio que parezca, que las herramientas deben estar al servicio de nuestras necesidades y no a la inversa.
Tip 3: Estamos experimentando, por lo que debemos identificar qué funciona y qué no. Sería recomendable establecer indicadores o formas de evaluar el uso de cada herramienta, cambiar y/o adaptar las prácticas y herramientas que no funcionan.
Necesidades sociales
Necesitamos conexión social y sentirnos parte de una comunidad. La mayoría extrañamos las interacciones sociales en el espacio de trabajo. Así que asegurémonos de mantener nuestras interacciones sociales. En estos tiempo de incertidumbre, practiquemos el distanciamiento físico pero fortalezcamos nuestra conexión social. No es incompatible.
Otra necesidad esencial para trabajar en remoto es nuestro espacio de trabajo. Debemos adaptar nuestro espacio de trabajo en casa para evitar distracciones. En este momento evitar distracciones es un gran reto porque muchxs tenemos que compartir espacio vital con compañerxs de piso, familia y/o con ninxs, por lo que estas circunstancias requieren que desarrollemos empatía y agilidad.
Tip 1: Mantengamos espacios de conversación informales. Calendarizar reuniones cortas para mantenernos conectadxs. Puede ser una o dos veces a la semana. Pregunta a tu equipo: ¿alguien quiere un café o té?
Tip 2: Estamos en casa y puede ser difícil separar nuestra rutina de trabajo de nuestra rutina personal. Mantén tus horarios de trabajo y respétalos. También, calendariza pausas y respetalas. Levántate por 10-15 minutos, descansa, relájate y estira el cuerpo.
Tip 3: También compartimos espacio vital con otras personas (tu otro equipo). Comparte con ellxs, establece horarios de cuidados, comidas y todo lo que te sea necesario para mantener una armonía con lxs tuyxs.
Tip 4: Adaptemos un espacio dedicado exclusivamente para trabajar, el espacio debe estar adecuado para evitar distracciones. Tu espacio debe tener acceso a los elementos que necesitas para ser creativx y productivx. Elementos prácticos como conexión a internet, espacio para anotar ideas, etc.
Ritmos de trabajo
Cada equipo tiene diferentes prácticas, rituales diarios, etc. Ahora, debemos adaptarlos a la realidad de nuestro trabajo en remoto. Esa adaptación es más fácil y efectiva cuando mantenemos la rutina de trabajo lo más parecida posible a la rutina presencial a la que estamos acostumbradxs. Cuando el equipo trabaja en remoto es importante enfocarnos en la cultura y los valores de trabajo.
Tip 1: Para mantener nuestras rutinas, lo primero es: ¡Fuera pijama!
Tip 2: Calendarizar reuniones periódicas cortas para integrar y comunicar el trabajo que hacemos cada día. Estás reuniones grupales pueden ser cada mañana para empezar la rutina y al terminar el horario de trabajo. Recuerda mantenerlas cortas para no utilizar las videollamadas en exceso, eso puede quitar energía al equipo.
Tip 3: Para manejo de proyectos es calendarizar reuniones virtuales de inicio, seguimiento, finalización y evaluación del proyecto. El énfasis debe estar en comunicar y apoyar, no en controlar.
Tip 4: Asegúrate calendarizar sólo las reuniones virtuales que son necesarias, las que aportan valor al equipo y al/los proyecto/s.
Tip 4: Genera prácticas colaborativas, como por ejemplo decidir en equipo cuáles son los objetivos y roles, los compromisos y tareas clave de trabajo, límites, clarificar compromisos, procesos y medidas de evaluación.
Tip 5: La confianza y transparencia son muy importantes. La clave para el trabajo en remoto es generar confianza a todxs lxs miembrxs del equipo para que estén comprometidos en cumplir los objetivos de trabajo. Confía en las personas hasta que no te demuestren lo contrario.
Este experimento nos ayudará a construir organizaciones más resilientes para el futuro. Ahora, tenemos la oportunidad de cambiar prácticas de trabajo que no son saludables. Es un momento ideal para evaluar cómo trabajamos; seguramente, no dejaremos de trabajar presencialmente pero después de este experimento podremos combinar el trabajo virtual con el trabajo presencial porque sabremos cómo aprovechar las virtudes de cada formato en función de cada momento/necesidad.
Puedes profundizar más en este temática con Teletrabajo Forum o #SomosRemotos
Post desarrollado en el marco de COBOI LAB en el proyecto “Futuro del trabajo”. Redactado por Marcela Arreaga.