Les 3 claus per treballar en remot: tecnologia, necessitat social i ritme de treball

16/04/2020

Hi ha tres elements essencials per a l’èxit de la feina en remot: la infraestructura tecnològica, les necessitats socials i el ritme de treball de l’equip.

Infraestructura tecnològica

Siguem intuitives i preparem-nos per experimentar amb noves eines. Les eines tecnològiques permeten la col·laboració en remot, però el més important és que han de respondre a les necessitats de l’equip.

Tip 1: Per començar, fer una llista de les necessitats de l’equip incloent-hi els projectes i tasques. Després, decidir col·laborativament quines eines utilitzarem per a cada necessitat.

Per exemple:

  1. Treball i comunicació grupal: Slack, Telegram.
  2. Coordinar i visualitzar l’evolució de projectes i tasques assignades als i les membres de l’equip: Airtable, Kanban, Trello, Drive.
  3. Converses i ideació col·laborativa per a nous projectes: Miro, Mural, Google Docs.

Tip 2: Hi ha molta oferta d’eines. Amb quin ens quedem? Escollir 3 i posar normes d’ús per a cadascuna. Aclarir per què fem servir cada eina. Concentrar tota la info i comunicació a través d’aquestes tres eines per no perdre informació i no aclaparar amb massa canals de comunicació. És important recordar, per obvi que sembli, que les eines han d’estar al servei de les nostres necessitats i no al revés.

Tip 3: Estem experimentant, de manera que hem d’identificar què funciona i què no. Seria recomanable establir indicadors o formes d’avaluar l’ús de cada eina, canviar i / o adaptar les pràctiques i eines que no funcionen.

 

Necessitats socials

Necessitem connexió social i sentir-nos part d’una comunitat. La majoria de nosaltres estranyem les interaccions socials en un espai de treball. Així que assegurem-nos de mantenir les nostres interaccions socials. En aquests temps d’incertesa, practiquem el distanciament físic però enfortim la nostra connexió social. No és incompatible.

Una altra necessitat essencial per treballar en remot és el nostre espai de treball. Hem d’adaptar el nostre espai de treball a casa per evitar distraccions. En aquest moment evitar distraccions és un gran repte perquè moltes hem de compartir espai vital amb companys de pis, família i / o amb infants, de manera que aquestes circumstàncies requereixen que desenvolupem empatia i agilitat.

Tip 1: Mantinguem espais de conversa informals. Calendaritzar reunions curtes per mantenir-nos conectades. Pot ser una o dues vegades a la setmana. Pregunta al teu equip: ¿algú vol fer un cafè o te?

Tip 2: Estem a casa i pot ser difícil separar la nostra rutina de treball de la nostra rutina personal. Mantingueu els horaris de treball i respectem-los. També, calendariza pauses i respecta-. Aixeca’t per 10-15 minuts, descansa, relaxa’t i estira el cos.

Tip 3: També compartim espai vital amb altres persones (el teu altre equip). Comparteix amb elles, estableix horaris de cures, menjars i tot el que et sigui necessari per mantenir una harmonia amb els i tuyxs.

Tip 4: Adaptem un espai dedicat exclusivament per a treballar, l’espai ha d’estar adequat per evitar distraccions. El teu espai ha de tenir accés als elements que necessites per ser creativx i productivx. Elements pràctics com connexió a internet, espai per anotar idees, etc.

 

Ritmes de treball

Cada equip té diferents pràctiques, rutines diaries, etc. Ara, hem de adaptar-les a la realitat del nostre treball en remot. Aquesta adaptació és més fàcil i efectiva, quan mantenim la rutina de treball el més semblant possible a la rutina presencial a la qual estem acostumbrades. Quan l’equip treballa en remot, és important enfocar-nos en la cultura i els valors de treball.

Tip 1: Per mantenir les nostres rutines, el primer és: Fora pijama!

Tip 2: Calendaritzar reunions periòdiques curtes per integrar i comunicar la feina que fem cada dia. Aquestes reunions grupals poden ser cada matí per començar la rutina i a l’acabar l’horari de treball. Recorda mantenir-les curtes per no utilitzar les trucades de vídeo en excés, això pot treure energia a l’equip.

Tip 3: Per gestionar projectes és calendaritzar reunions virtuals d’inici, seguiment, finalització i avaluació de el projecte. L’èmfasi ha d’estar en comunicar i donar suport, no en controlar.

Tip 4: Assegura’t de calendaritzar només les reunions virtuals que són necessàries, les que aporten valor a l’equip i al/s projecte/s.

Tip 4: Genera pràctiques col·laboratives, com ara decidir en equip quins són els objectius i rols, els compromisos i tasques clau de treball, límits, clarificar compromisos, processos i mesures d’avaluació.

Tip 5: La confiança i transparència són molt importants. La clau per al treball en remot és generar confiança a tots i totes els i miembrxs de l’equip perquè estiguin compromesos en complir els objectius de treball. Confia en les persones fins que no et demostrin el contrari.

 

Aquest experiment ens ajudarà a construir organitzacions més resilients per al futur. Ara, tenim l’oportunitat de canviar pràctiques de treball que no són saludables. És un moment ideal per avaluar com treballem; segurament, no deixarem de treballar presencialment però després d’aquest experiment podrem combinar el treball virtual amb el treball presencial, perquè sabrem com aprofitar les virtuts de cada format en funció de cada moment i necessitat.

Pots aprofundir més en aquest temàtica amb Teletrabajo Forum#SomosRemotos

Post desenvolupat en el marc de COBOI LAB en el projecte “Futur de la feina”. Redactat per Marcela Arreaga.